متى تحتاج شركتك إلى برمجة نظام مخصص؟

تحتاج شركتك إلى برمجة نظام مخصص عندما تكون لديك عملية متكررة وموثقة تكلفك وقتًا أو مالًا يمكن قياسه، وقد جربت البرامج الجاهزة فلم تستطع تنفيذها، وتستطيع تحمل صيانة النظام بعد تسليمه. إذا اختل شرط من هذه الشروط، فالحل الأفضل غالبًا أقل تكلفة من البرمجة.

أغلب ما تجده عن هذا الموضوع كتبته شركات تبيع البرمجة، ونحن منها، لذلك يبدأ هذا المقال بالحالات التي لا تحتاج فيها إلى نظام. ستخرج منه بستة معايير تطبقها على مشكلتك، وطريقة تحسب بها تكلفة البديلين على ثلاث سنوات.

جرب هذه الدرجات الأربع قبل برمجة نظام

النظام المخصص هو الدرجة الأخيرة في سلم من خمس درجات. انتقل إلى الدرجة التالية عندما تعرف بالتحديد لماذا لم تنجح الدرجة الحالية.

الدرجة	الحل	يكفي عندما
1	تعديل طريقة العمل	السبب خطوات زائدة، أو مسؤولية غير واضحة، أو موافقات بلا داع
2	جدول منظم مشترك	البيانات قليلة، والمستخدمون قلة، ولا تحتاج إلى صلاحيات دقيقة
3	برنامج جاهز	عمليتك تشبه ما تفعله أغلب الشركات، مثل المحاسبة أو إدارة العملاء
4	برنامج جاهز مع ربط	البرامج تعمل لكن الموظف ينقل البيانات بينها يدويًا
5	نظام مخصص	المعايير الستة التالية تنطبق عليك

لا تتخط الدرجة الأولى. إذا برمجت عملية مضطربة، فستحصل على الاضطراب نفسه بسرعة أكبر وبتكلفة أعلى. وفي الدرجة الرابعة تُحل مشكلات كثيرة بعمليات ربط بسيطة، وقد شرحنا طريقة ترتيبها في مقال أتمتة العمليات.

ستة معايير تكشف إن كانت مشكلتك تستحق نظامًا مخصصًا

أجب بنعم أو لا، وليكن عندك دليل على كل إجابة. نعم بلا دليل تساوي لا.

#	المعيار	الدليل المطلوب
1	العملية تتكرر كثيرًا	عدد مرات تنفيذها في الشهر
2	يمكنك كتابتها خطوة بخطوة	صفحة مكتوبة يوافق عليها من ينفذها فعليًا
3	جربت بدائل جاهزة	أسماء البرامج، والخطوة التي تعذر تنفيذها في كل منها
4	التكلفة الحالية محسوبة	ساعات العمل، أو الأخطاء، أو المبيعات الضائعة، بالأرقام
5	لديك مالك داخلي للمشروع	اسم شخص لديه وقت للمراجعة وسلطة القرار
6	تستطيع تحمل التشغيل بعد التسليم	بند سنوي واضح للصيانة والاستضافة والتطوير

ستة من ستة تعني أن المشروع يستحق دراسة جادة. أربعة أو خمسة تعني أن تعالج الناقص أولًا، وغالبًا ما يكون الناقص هو المعيار الرابع أو الخامس. وثلاثة أو أقل تعني أن تعود إلى السلم السابق. هذه الحدود رأي عملي من طريقة تقييم المشاريع، وليست مقياسًا علميًا.

المعيار الخامس هو الأكثر إهمالًا. يعتمد النظام المخصص على قرارات يومية عن طريقة عمل الشركة، والمطور لا يستطيع اتخاذها وحده. من دون شخص يملك الوقت والسلطة، ينتهي المشروع بنظام يطابق ما فهمه المطور، وليس ما تحتاج إليه الشركة.

كيف تحسب ما تخسره الآن وتكلفة النظام على ثلاث سنوات

احسب الجانبين بالساعات والنسب قبل أن تطلب أي عرض سعر. هذا مثال افتراضي بالكامل.

تكلفة الوضع الحالي

ثلاثة موظفين ينقلون بيانات الطلبات بين جدولين لمدة ساعتين يوميًا، على مدى 22 يوم عمل. الناتج 132 ساعة في الشهر، و1,584 ساعة في السنة. اضرب الساعات في تكلفة ساعة العمل عندك، وأضف تكلفة الأخطاء، مثل طلب شحن خطأ أو فاتورة تأخرت.

تكلفة النظام

لا تتوقف التكلفة عند سعر البناء. توجد قاعدة تقريبية منتشرة تقدر الصيانة السنوية بنسبة 15% إلى 25% من تكلفة التطوير الأولى. وهي قاعدة استرشادية من شركة استشارات، وليست معيارًا رسميًا، لكنها تكفي لوضع خطة. إذا رمزت لتكلفة البناء بالحرف س واستخدمت 20%، فثلاث سنوات تشغيل تساوي:

س + (3 × 0.2 × س) = 1.6 × س

أي أن ما تدفعه خلال ثلاث سنوات يزيد 60% على سعر البناء في هذا المثال، قبل الاستضافة وأي تطوير جديد. قارن هذا الرقم بتكلفة الوضع الحالي على ثلاث سنوات، وبسعر الاشتراك في البرامج الجاهزة للفترة نفسها. طريقة المقارنة التفصيلية وجدولها في مقال جاهز أم مخصص.

حالات يناسبها النظام المخصص وحالات لا يناسبها

يناسب النظام المخصص غالبًا الأعمال التي تربط عدة أطراف بقواعد خاصة بنشاطك، أو التي تكون طريقة تنفيذها جزءًا مما يميزك عن منافسيك.

• سلسلة موافقات طويلة تختلف حسب نوع العقد وقيمته.
• أوامر تشغيل في مصنع تربط الطلب بالخامات ومراحل الإنتاج، إذا لم يغطها نظام جاهز.
• بوابة يتابع منها عملاؤك أو موردوك حالة طلباتهم.
• تسعير يعتمد على قواعد كثيرة خاصة بقطاعك.

وفي المقابل، لا يستحق البناء في أغلب الأحيان ما يحل بالفعل بطريقة موحدة في السوق.

• المحاسبة والفواتير. تتغير المتطلبات الضريبية باستمرار، ومن الأفضل أن يتحمل مزود متخصص هذا العبء.
• البريد والاجتماعات. لا ميزة تنافسية في امتلاك نسختك الخاصة.
• إدارة علاقات العملاء القياسية. ابدأ بالجاهز، وابن فقط ما يعجز عنه.
• التخطيط الشامل للموارد. إذا كنت تتردد هنا، فابدأ باختبار الجاهزية في مقال متى تحتاج إلى نظام ERP.

إذا كانت فكرتك أن تبيع النظام لشركات أخرى، فهذا منتج وليس نظامًا داخليًا، وله حسابات مختلفة شرحناها في مقال بناء منتج SaaS.

ما يجب أن تملكه شركتك في عقد النظام المخصص

دفع ثمن التطوير لا ينقل الملكية تلقائيًا في كثير من الدول. يذكر دليل المنظمة العالمية للملكية الفكرية أن الطرف الخارجي يحتفظ بحقوق النشر، حتى لو دفعت له، ما لم يوجد اتفاق مكتوب بنقلها، ويوصي دليل عقود التطبيقات بمعالجة نقل الحقوق مبكرًا. راجع هذه البنود مع محاميك، لأن الأحكام تختلف من دولة إلى أخرى، وهذه الفقرة ليست استشارة قانونية.

1. حقوق الكود المكتوب لك، ونقلها كتابة، مع بيان أي مكونات يحتفظ بها المطور أو يرخصها لك.
2. مستودع الكود باسم شركتك، أو تسليم نسخة منه بعد كل مرحلة.
3. حسابات الاستضافة والنطاق باسم شركتك، مع صلاحية المدير لديك.
4. البيانات وطريقة تصديرها بصيغة مفهومة في أي وقت.
5. التوثيق الذي يسمح لفريق آخر بتشغيل النظام وتعديله.
6. الاستخدام لدى عملاء آخرين، وهل يحق للمطور إعادة استخدام ما طورته أنت مقابله.
7. الدعم بعد التسليم، ومدة الاستجابة، وتكلفة التعديلات الجديدة.

اطلب كذلك أن يوضح فريق التطوير كيف يتعامل مع مخاطر الأمان. قائمة OWASP Top 10 مرجع معروف لأشهر مخاطر تطبيقات الويب، ويكفي أن تسأل كيف يغطي الفريق هذه المخاطر، وكيف يختبرها، وما خطة النسخ الاحتياطي واستعادة البيانات.

ابدأ بأصغر نسخة تحل المشكلة

أخطر قرار في هذه المشاريع هو محاولة بناء كل شيء في الإصدار الأول. اختر عملية واحدة، ومستخدمين محددين، ومقياسًا واحدًا تحكم به على النجاح، مثل تقليل وقت إصدار عرض السعر. شغل هذه النسخة مع الفريق الحقيقي، وقرر بعد ذلك ما يستحق البناء تاليًا.

تكشف هذه الطريقة الخطأ مبكرًا وبتكلفة صغيرة. فالموظفون يكتشفون في الأسبوع الأول من الاستخدام حالات لم يذكرها أحد في الاجتماعات.

ماذا تجهز قبل أول حديث مع مطور

لست بحاجة إلى وثيقة فنية. تكفي هذه الأوراق الخمس لتحصل على عرض قابل للمقارنة:

1. وصف العملية الحالية خطوة بخطوة، ومن ينفذ كل خطوة.
2. حساب تكلفة الوضع الحالي.
3. البرامج التي جربتها وأين توقفت.
4. الأنظمة التي يجب أن يتصل بها النظام الجديد.
5. اسم المسؤول عن المشروع عندك والموعد الذي تحتاج فيه إلى النتيجة.

خطوتك التالية

خذ المشكلة التي تفكر في برمجتها، وطبق عليها الجدول ذا الدرجات الخمس، ثم المعايير الستة. إذا توقفت عند الدرجة الثالثة أو الرابعة، فقد وفرت تكلفة كبيرة. وإذا وصلت إلى الدرجة الخامسة بأدلة واضحة، فاكتب الأوراق الخمس واطلب عرضين على الأقل. يمكنك مراجعة هذه الأوراق مع فريق برمجة الأنظمة المخصصة في بلانكيت، وسنقول لك إن كان الجاهز يكفيك.